※注意
この章は、小難しい理屈を書いてるだけなんで、「へー」って読み流してください。
急ぐ人は読み飛ばしても構いません。
教養といって良いレベルの話なんで、理解する必要性も微妙です。

　たまーに、デスクトップがアイコンだらけで、100個以上もアイコンが並んでいる人って居ませんか？
　こういう状態って、一見して何がなにやら分かりません。
　かつての上司が・・・げふんげふん・・・手際が悪・・・げふんげふん・・・（大人の事情で割愛します）の場合も多々あるんじゃないかと思います。

　こういう人に限って電話で「ログインして○○見積書を△△へメールしてくれ」とか頼まれてもわかんねーっつーのと面と向かって言った事もあります。
　・・・出世しないタイプなのは自覚してるから突っ込まないでください。

　デスクトップなどにファイルが散乱していると、要るのか、要らないのか、最新の資料はどれなのかすら、本人も良く分からない状態になっていると思います。
　たまに、こんな状態のデスクトップなのに、全て覚えてる方も実際に居ますけど、何の生産性も無い不毛なことを覚えるなんて無駄な脳力を使ってるなぁと思います。
　その無駄な脳力をもっと別な所に生かせばいいのにね・・・なんて、そういったのを覚える能力の無い人は思うわけですよ。

　さて、ファイル管理というのはファイルの整理整頓術であるとも言えます。
　結構誤解があったようなので繰り返しますが、これは「技術」とか「スキル」呼ばれるものであり、わりと簡単に身につけることができるものです。
　かなり「気づき」の部分が多い技術ですかね。

　通常、ファイルと言う「情報」は溜め込むだけでは意味がありません。
　コレクションするにしたって、あとで眺めたりするわけですからね。
　もちろんネットでの検索のように、巨大で混沌としたものから検索する手段もありますが、ネット検索というレベルだと何十分、何時間もかかった・・・なんて事ありますよね。
　そもそも混沌とした状態にしなければ、数秒で目的の情報にたどり着けるのですよ。

　そして、うまいこと情報を引き出して、再利用したり、追加したり、流用したり、参照したり、派生させたりと、有効利用できるものは使いまわす、ベストプラクティスを参考にして、それらを俯瞰的に眺めることでさらに上のステージに押し上げるのが「仕事ができるビジネスマン」の条件の一つと言って良いでしょう。

　ファイルを整理整頓する際に重用なのは、「ルールを作り、それに従って、まめに整理すること」です。
　というわけで、ここでは実際のルール作りの基本となる考え方を紹介します。

　ファイル管理というか、必要な情報を素早く取り出す事に絞って説明します。
　まず、すごくありがちな話だと思いますが、こんな事が良くあるのではないでしょうか？

○○さんの連絡先、どこにメモしたかな。

以前ダウンロードしておいたファイル、どこにしまっておいたかな。

　あんまし、やってはならない事例ですが

ＩＤとパスワードをメモったファイルどこに置いたっけ。

　こういった事は、ＰＣを使ってない状態であっても日常生活で良くある話でして、せっかく情報を管理できるモノがあるわけだからＰＣで管理しちゃえと言うのが、素直な考え方だと思います。
　ただですね、単純に「情報をため込む機械としてのＰＣ」って、情報管理の環境って自由度がありすぎるのです。
　例えるなら、「仕切りの無いたんす」というイメージで良いのではないでしょうか。

　Windows７の素の状態で、エクスプローラーを起動すると、このように仕切られたモノが存在します。
　ドキュメント、ピクチャ、ビデオ、ミュージックと、４種類のフォルダーが用意されてされてます。
　たった４種類です。

　例えば、Ａさんの結婚式の写真と、Ｂさんの結婚式の写真をピクチャーのフォルダーに格納したとしましょう。
　間違いなく混ざってしまって、何がなんだか分からなくなるでしょう。
　ですから、ピクチャーの下に「Aさんの結婚式」「Bさんの結婚式」といった感じで下位の階層にフォルダーを作って、そこに格納することになります。
　これが、フォルダ分けと言う考え方になります。
　さらに、もっといろんな種類の画像ができてきたら、「結婚式」「運動会」「入学式」みたいなグループを作って、階層化をしてやるのも良い分類方法でしょう。


　私も、結婚３年目（ディズニーランド）と、結婚５年目（ディズニーランド）の画像を同じフォルダーに入れておいて、タイムスタンプで分かるから良いやと思ってた事がありました。
　光学メディアにバックアップ取ったらタイムスタンプが変わってしまい、大惨事になっているのは嫁には秘密です。
　気づいた時には、まぢ見分けが付かなくて本気で困ります。

　ちょうど良い例が出てきましたので、今回の事例を華麗にまとめる方法を考えて見ましょう。
　同じような内容の場合、日付や年号などを利用すると良い場合もあります。
　例えば

　写真
　┗結婚記念日
　　┣1年目
　　┣2年目
　　┣3年目
　　┣4年目
　　┗5年目

　そうそう、こういう結婚記念日のように10年以上続ける気持ちがあるようなものは、ゼロ埋めして

　写真
　┗結婚記念日
　　┣01年目
　　┣02年目
　　┣03年目
　　┣04年目
　　┗05年目
　このように、最初からこのように番号付けをしておくと、桁ずれや並び順の管理が楽になります。
　ちなみに、ゼロ埋めで表記する数字は「ゼロサプライ」「ゼロフィル」という言い方をすることもあります。

　これ書いてから思いましたが、西暦を使った方が今回の事例の場合は良かったかもしれませんね。


※メモ
　階層化して分類していくと、上からたどって目的の場所を探すことが容易になります。
　難しい言葉を使うと情報の分散(拡散)と、インデックス作成（目次の作成）という考え方になります。
　上位階層ほど抽象度が高く、下位階層ほど具体性が高いです。

　Windows7のライブラリなどある、出来あいのフォルダーで、「ドキュメント」「ピクチャ」「ビデオ」「ミュージック」なんですけど、実はすごく高度なことが見えないように行われていて、かなり複雑な構成になっています。
　そうですね、例えばWindows7の「ピクチャー」の下の「サンプルピクチャ」の下の「菊.jpg」というファイルです。
　その実体は「C:\Users\Public\Pictures\Sample Pictures\Chrysanthemum.jpg」というアルファベットのみのファイルなんです。
　日本語環境だから「菊.jpg」というファイル名に見えてるのであって、実体は「Chrysanthemum.jpg」なんですね。
　難しい表現をすると「OSの地域設定を見て、リソースＤＬＬから表示するファイル名の定義を読み込み、代替として表示している仮想アイテム」の一種です。
　あのサンプルの絵って、コントロールパネルとかと同じ扱いなんです。
　よほどPCに詳しい上級者の方でも「菊.jpg」という画像ファイルにありもしない名称が見えているのか？を説明できる人はほとんど居ないでしょう。

　「サンプルピクチャ」などはもっと酷くて
　「::{031E4825-7B94-4DC3-B131-E946B44C8DD5}\Pictures.library-ms\」というものでして、文字化けか？と疑ってしまうレベルです。
　いやこれ、本当に文字化けじゃないです。

　詳しく語ると、ジャンクションとか、仮想名称とか、GUIDとか、色んな難しい言葉が出てくるので、バッサリと割愛します。
　そして、ウッカリ壊そうものなら、生半可なプロでも修復が難しいレベルの高度さなんです。

　ですから、この段落の言葉の意味なんぞ分からなくていいです。
　実際に、プロでもこの辺りを正確に理解している人の方が少数派ですしね。

　要するに出来合いのフォルダーは使わない事を推奨しますということです。

※メモ
　十数個くらいのファイルでは、別に問題はおきません。
　これが５０個くらいのファイルになってくるとファイル迷子状態というヤバイ状況が起こりはじめ、気が付いた時には取り返しが付かなくなります。
　そして気づかないうちに無駄な作業をしはじめていくのです。
　小難しい言葉を使うと、気が付くと情報のエントロピー増大の法則が発動している場合が多いのです。

　基本的に、実体で管理できるフォルダーなら、どこでも良いです。
　ファイルを格納する場所は自分で作り、どのようなルールで格納するかを決めます。
　ルールさえ決まっていれば、目的とするファイルを探す手順も明確になり、素早く情報を引き出すことができます。
　このルールは自分で策定するも良し、先人達が考案した方法を使うも良し、会社とか組織のグループで意識統一してネットワークに繋がっている部署全体で作業を効率するも良しです。


　さて、システムの受託開発なんかだと、こんな感じのフォルダー構成のテンプレートがあったりします。
D:\プロジェクト管理
　┗プロジェクト名
　　┣01_受領資料
　　┃　┗＜受領日付のフォルダーで分類＞
　　┣02_スケジュール
　　┣03_課題管理
　　┃　┗＜課題のステークホルダーごとに分類＞
　　┣04_詳細設計書
　　┃　┗＜作業項目ごとの分類、ＤＢ設計、画面設計など＞
　　┣05_単体テスト
　　┃　┗＜作業項目ごとの分類、モジュールごと、機能ごとなど＞
　　┣06_結合テスト
　　┃　┗＜作業項目ごとの分類、インターフェイスごと、連携処理ごとなど＞
　　┣07_納品物
　　┃　┗＜リリース日付のフォルダーで分類＞
　　┗99_打合せ資料
　　　　┗＜打合せ日付のフォルダーで分類＞

　ちょいと営業寄りであれば、見積もりとか、業務仕様とか、提案項目とか、プレゼン資料とかのフォルダーがあっても良いでしょう。
　実際の仕事だと、これにＳＶＮといったバージョン管理ツール類も組み合わされると思いますが、構成としては基本的な形だと思います。
　この例ですと、プロジェクト単位でバックアップとかも簡単にできますし、お薦めです。

　他の例として、私のツール類のダウンロードファイルを管理しているフォルダー構成を紹介しておきます。
　まず、大くくりで「ダウンロード」でまとめて、その下に「ジャンル」、さらに下に「個別のアプリケーション名」という形でまとめられています。

　ぶっちゃけた話をすると、普段の作者はこんなに綺麗に分類できません。
　この記事を書くために気合入れて整理したんですが、今では大活躍しています。
　駄目人間であるからこそ、方法論を考えたり、ファイル管理するツールが必要になっているというオチが付いてるわけです。